Od kosztorysu
do montażu.
ROKO Flow to aplikacja webowa dla firmy sprzedającej i montującej stolarkę budowlaną. Prowadzi całe zlecenie: od wyceny, przez zamówienie u dostawcy, po montaż u klienta.
Proces działał. Narzędzie przestało nadążać.
Firma ROKO sprzedaje i montuje drzwi, okna, klamki, rolety i bramy garażowe. Każde zlecenie przechodzi przez kilka etapów i dotyczy kilku różnych dostawców.
Cały proces był prowadzony w Arkuszach Google. Skrypty automatyzowały sporą część pracy, ale arkusz nie wyglądał profesjonalnie, a każda nowa oferta zaczynała się od skopiowania całego skoroszytu.
ROKO Flow przenosi ten sam sposób pracy do aplikacji z bazą danych. Etapy i nazewnictwo zostały takie same, więc zespół nie musi uczyć się pracy od nowa. Znika jedynie ręczna obsługa samego narzędzia.
Każda oferta to nowy plik. Każdy etap to osobne miejsce.
Kopiowanie zamiast pracy
Nowy kosztorys wymagał skopiowania całego skoroszytu. Z czasem przybywało kopii i rosło ryzyko pracy na nieaktualnej wersji.
Dane bez powiązań
Klient, wycena, zamówienie u producenta i termin montażu nie były ze sobą połączone. Trudno było szybko sprawdzić, na jakim etapie jest dane zlecenie.
Wyliczenia i dokumenty
VAT, rabat, zaliczka, kwota do dopłaty, a do tego umowa i karta otworów. Każdy z tych elementów wymagał uwagi, a klient powinien dostać estetyczny dokument.
Jedno zlecenie.
Jedna ścieżka.
Każdy etap korzysta z danych poprzedniego. Zaakceptowany kosztorys staje się zamówieniem, a zamówienie tworzy termin montażu.
Aplikacja, która zna zasady tej branży.
Nowy kosztorys tworzy się jednym kliknięciem, bez kopiowania plików. Wszystkie zlecenia są na jednej liście, a status każdego zmienia się bezpośrednio na niej.
Aplikacja przejęła zasady, które wcześniej trzeba było pamiętać: stawkę VAT, zaliczkę i kwotę do dopłaty. Każdą podpowiedź można ręcznie zmienić, bo ostateczna decyzja należy do człowieka.
Kosztorys, umowę i kartę otworów można pobrać jako PDF prosto z listy. Dane firmy uzupełniają się w dokumentach automatycznie.
Cena przy tym, czego dotyczy
Każda pozycja, na przykład drzwi do salonu czy okno w kuchni, ma swojego dostawcę i kwoty wpisane obok parametrów: modelu, koloru, ościeżnicy, szkła i montażu. Suma, VAT i zaliczka przeliczają się na bieżąco.
Zamówienie z zaakceptowanej oferty
Zaakceptowany kosztorys staje się zamówieniem u dostawcy. Szczegóły można uzupełniać stopniowo, w miarę ustaleń z producentem. Aplikacja obsługuje też zamówienia bez kosztorysu, na przykład serwisowe.
Stan firmy na jednym ekranie
Raporty pokazują podsumowanie finansowe i listę klientów czekających na zamówienie u konkretnego dostawcy. Wcześniej trzeba było to zestawiać ręcznie z kilku arkuszy.
Dokument dla klienta jednym kliknięciem
Kosztorys, umowa i karta otworów powstają z tych samych danych, więc nie trzeba ich przepisywać do osobnych szablonów. Klient dostaje spójny i czytelny dokument.
Wiedza, którą trzeba było pamiętać.
Najwięcej wartości dają zasady działania firmy wpisane w aplikację, a nie same ekrany.
Podpowiedź stawki VAT
Aplikacja proponuje 8%, gdy montaż jest na tej samej fakturze co towar, a inwestycja dotyczy budynku mieszkalnego. W pozostałych przypadkach proponuje 23%. O stawce nie decyduje typ klienta, tylko rodzaj usługi.
40% domyślnie, z możliwością zmiany
Zaliczka wylicza się automatycznie jako 40% wartości brutto, a kwota do dopłaty aktualizuje się razem z nią. Przy indywidualnych ustaleniach wystarczy wpisać inną kwotę.
Akceptacja bez dodatkowych kroków
Zapisanie zamówienia z kosztorysu automatycznie oznacza kosztorys jako zaakceptowany. Zaznaczenie „Dodaj do montaży” od razu tworzy termin montażu.
Nic nie znika przypadkiem
Nie da się usunąć klienta ani kosztorysu, do którego są przypisane zamówienia lub montaże. Historia zlecenia pozostaje kompletna.
Ten sam proces.
Bez kopiowania plików.
Backend z logiką biznesową wydzieloną do osobnej warstwy. Baza SQLite obsługiwana przez SQLAlchemy, dane sprawdzane przez Pydantic. Dokumenty PDF są generowane po stronie serwera.
Aplikacja działająca w przeglądarce, ze wspólnymi wzorcami dla wszystkich list i formularzy. Pozwala zmieniać statusy bezpośrednio na liście i usuwać wiele rekordów naraz.
Publiczne demo: backend działa na Renderze, a frontend jest publikowany na GitHub Pages automatycznie przez GitHub Actions.
Wersja pokazowa działa na przykładowych, fikcyjnych danych. Nie wymaga logowania. Backend jest na darmowym planie, więc po dłuższej przerwie pierwsze uruchomienie może potrwać około minuty. Zobacz demo ↗